WYTYCZNE
 
Prezydium Okręgowego Zarządu Polskiego Związku Działkowców we Wrocławiu w sprawie przygotowania i przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczych w rodzinnych ogrodach działkowych w 2013 roku, zatwierdzone Uchwałą nr 97 /XV/2012 z dnia  17 grudnia 2012r.
 
W celu sprawnego i zgodnego z przepisami PZD przeprowadzenia kampanii sprawozdawczej w rodzinnych ogrodach działkowych - Prezydium Okręgowego Zarządu PZD we Wrocławiu działając zgodnie z & 124 ust. 3 i & 123 pkt 17 Statutu PZD oraz w nawiązaniu do Uchwały  Prezydium KR PZD w spr. wprowadzenia wytycznych do przeprowadzenia kampanii sprawozdawczej w ROD - ustala zasady przygotowania i przeprowadzenia walnych zebrań sprawozdawczych w rodzinnych ogrodach działkowych w 2013 roku.
Walne zebrania sprawozdawcze , zgodnie z § 77 ust. 2 Statutu PZD należy odbyć w terminie do 30 kwietnia 2013 roku.
Zwołanie walnego zebrania leży w obowiązku Zarządu ROD, a odpowiedzialnym za podjęcie uchwały o zwołaniu zebrania i przygotowaniu materiałów jest Prezes ROD.
W przygotowaniu i przeprowadzeniu walnych zebrań ( konferencji delegatów ) zastosowanie mają przepisy Statutu PZD §§ 74, 75, 77, 78, 79, 80, 81. 82, 83, i 97,  oraz Regulaminu ROD §§ 22 - 31, a także należy wykorzystać „Wytyczne” Krajowej Rady oraz wzory druków na walne zebranie, opublikowane jak co roku w Biuletynie KR.
 
1.                  Przygotowanie materiałów na walne zebranie  (§ 29 Regulaminu ROD).
a/ Sprawozdanie pisemne z działalności Zarządu za 2012r. oraz  sprawozdanie z działalności finansowej ROD,
b/ Komisja Rewizyjna przygotuje Sprawozdanie z działalności Komisji i  Protokół oceny  działalności statutowej i finansowej Zarządu ROD za 2012r.
c/ Sprawozdanie Komisji Rozjemczej ROD za 2012r.
d/ Projekt planu pracy i planu finansowego na 2013r.
e/   Projekt programu i harmonogramu prac na rzecz ogrodu na 2012 rok wraz z propozycją wysokości     ekwiwalentu.
f/ Projekty uchwał z uwzględnieniem propozycji opłat na potrzeby ogrodu, w tym dla zabezpieczenia zadań ujętych w   planie pracy,
g/ odrębne wnioski i projekty uchwał w sprawie realizacji zadań inwestycyjnych i remontowych     wraz z propozycją opłat umożliwiających ich realizację,
 h/ Projekty porządku obrad i   regulaminu walnego zebrania.
 i/ Listę obecności członków ROD i wzór protokołu Komisji Mandatowej oraz wzór protokołu Komisji Uchwal i Wniosków.
 
 1/a.  Sprawozdanie Zarządu ROD - za rok kalendarzowy powinno zawierać informację z prowadzonej działalności statutowej i wykonaniu zadań określonych planem pracy na 2012r. w zakresie inwestycji, remontów, ochrony środowiska, polityki społecznej, bezpieczeństwa, konkursów, a także informację o współpracy z Okręgowym Zarządem PZD.  
         W związku z ogłoszonym w lipcu wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego i koniecznością uchwalenia przez Sejm RP nowej ustawy o ROD  w Sprawozdaniu należy również przedstawić aktualną sytuację ogrodów działkowych i Polskiego Związku Działkowców,   a także  poinformować uczestników zebrania o złożonym w Sejmie RP obywatelskim projekcie ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych, który ma na celu ewolucyjne przejście na nową formę organizacyjno-prawną ogrodów działkowych i przekształcenie Polskiego Związku Działkowców w stowarzyszenie ogrodowe.
         Do przedstawienia tego tematu w Sprawozdaniu i przygotowania projektu Stanowiska poparcia dla obywatelskiego projektu ustawy o ogrodach działkowych należy wykorzystać wszystkie materiały w tej sprawie, przesyłane przez Krajową Radę i Okręgowy Zarząd PZD.   
        W celu uzyskania świadomego i pełnego poparcia dla projektu ustawy , a zwłaszcza poparcia w sprawie przekształcenia PZD w stowarzyszenie ogrodowe należy podczas zebrań informacyjnych i wlanych zebrań rozdać wszystkie ulotki propagujące projekt ustawy oraz broszury informacyjne, które zarząd ROD otrzymał z Krajowej Rady PZD.  
     Poparcie obywatelskiego projektu ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych wyrażone  w formie Stanowiska zawierającego pełne uzasadnienie wraz z podpisami uczestników zebrania należy przesłać do Marszałka Sejmu RP oraz do wszystkich Klubów parlamentarnych, a także do Okręgowego Zarządu.   Stanowisko takie należy podjąć w tych ogrodach, w których nie zostało podjęte na zebraniu informacyjnym i nie zebrano podpisów poparcia działkowców - uczestników zebrania.
 1/d/e. Projekt planu pracy i harmonogram prac na rzecz ogrodu - winien zawierać                                   niezbędne zadania do wykonania, wynikające z przyjętego programu na kadencję 2010 - 2013, a także należałoby uwzględnić zadania wynikające  z uchwał programowych Okręgowego  i Krajowego Zjazdu PZD oraz z uchwał Okręgowego Zarządu PZD przesyłanych do zarządów m.innymi w sprawach: inwestycyjnych, oświatowych, ochrony środowiska, polityki socjalnej, bezpieczeństwa w ROD oraz inne materiały, z których można wybrać odpowiednie    zadania,  niezbędne i możliwe do wykonania w ROD, np.:
nutrzymanie urządzeń ogrodowych (remonty, realizacja nowych inwestycji itp.),
nmodernizacja ogrodu i działek - zagospodarowanie terenów ogólnego użytku i zasiedlanie wolnych działek,
npoprawa estetyki i czystości w ogrodzie, składowanie i usuwanie odpadów i śmieci,   
nokreślenie zadań dla społecznej służby instruktorskiej i zabezpieczenie środków na ich wykonanie, oraz określenie kierunków działania i zakresu szkoleń,
n działania z zakresu ochrony środowiska ROD, 
n realizacja Programu   Polityki Społecznej    i Socjalnej
nzadania w kierunku poprawy bezpieczeństwa w ogrodzie, współpraca z policją.
ninne tematy bieżące, dotyczące ogrodu
Zaznacza się, że w projekcie planu pracy należy również uwzględnić zadania wynikające z przeprowadzonych   przeglądów zagospodarowania ROD, wyszczególnione we wnioskach i zaleceniach przesłanych przez Okręgowy Zarząd PZD, a nie wykonane w poprzednich latach.
1/g. W projektach uchwał należy zaproponować wysokość dodatkowej opłaty na rzecz ogrodu, która w całości przeznaczona jest na funkcjonowanie ogrodu, a w szczególności na pokrycie kosztów zapewnienia bezpieczeństwa, wywozu śmieci, oraz na bieżące prace konserwacyjne infrastruktury. 
        Zaznacza się, że  zgodnie z  § 82 pkt 9 Statutu PZD dla każdego planowanego zadania inwestycyjnego i remontowego  w ROD wymagane jest   przygotowanie oddzielnych projektów uchwał ze wskazaną propozycją wysokości opłaty od członka Związku i udziału   w pracach na ten cel.
 Walne zebranie ustala również  terminy wnoszenia uchwalonych opłat.
         Przypomina się, że podjęcie uchwały o ustaleniu wysokości opłat na remonty i inwestycje , daje podstawę do składania wniosków do Okręgowego Zarządu PZD o dofinansowanie zadania z Funduszu Rozwoju ROD.
   W zależności od potrzeb i możliwości  należy przygotować projekt uchwały w sprawie zbiorowej pasieki w ogrodzie - § 100 Regulaminu ROD.
 
 
2 .W ramach przygotowań do walnego zebrania należy uzgodnić ;
nosobę prowadzącą zebranie - przewodniczącego zebrania  i zapoznać z problematyką oraz z porządkiem obrad,
nprotokólanta oraz kandydatów do komisji mandatowej i komisji uchwał i wniosków oraz zapoznać ich z projektami uchwał i drukami protokołów.
          Uwaga: Zebraniu nie może przewodniczyć Prezes ROD, Przewodniczący Komisji Rewizyjnej i Przewodniczący Komisji Rozjemczej ROD ( § 42 ust. 5 Statutu PZD), także  
      Zgodnie z  § 50 ust. 7 Statutu PZD odwołany członek organów PZD w poprzedniej i bieżącej kadencji oraz osoby, które złożyły rezygnację z mandatu, a w stosunku do których istniały podstawy do podjęcia uchwały o odwołaniu z organu, ponieważ są oni w trakcie trwania obowiązującego wobec nich zakazu wynikającego z § 50 ust. 6. Osoby takie  oraz odwołani członkowie organów PZD nie mogą wchodzić do końca następnej kadencji  w skład organów pochodzących z wyboru.
        Przypomina się, że przygotowane materiały na walne zebranie wymagają zatwierdzenia na zebraniu Zarządu ROD, w którym powinni uczestniczyć Przewodniczący Komisji Rewizyjnej i Komisji Rozjemczej .        Materiały sprawozdawcze należy udostępnić członkom PZD do zapoznania się, co najmniej na 7 dni przed terminem walnego zebrania (§ 26 ust.2 Regulaminu ROD).
3.  Zawiadomienie o terminie miejscu i porządku walnego zebrania ( konferencji delegatów, zebrania grupowego) należy dostarczyć do wszystkich członków ROD za pośrednictwem poczty ( listem zwykłym) lub przekazać osobiście za pokwitowaniem na wykazie, przynajmniej na 14 dni przed terminem zebrania ( § 26 Regulaminu ROD i § 78 Statutu PZD).      Na podstawie wprowadzonej zmiany do § 78  Statutu PZD  przez Krajowy Zjazd Delegatów PZD w dniu 17.12.2011r.  – Zawiadomienie może być wysłane członkowi Związku pocztą elektroniczną, jeżeli uprzednio wyraził na to pisemną zgodę, podając adres e- mailowy, na który zawiadomienie powinno być wysłane.
4.  Konferencje delegatów mogą odbywać się w ogrodach liczących ponad 300 członków i muszą być poprzedzone zebraniami grupowymi ( § 75 Statutu PZD oraz § 23 Regulaminu ROD).
nzebrania grupowe zwołuje Zarząd ROD za pisemnym powiadomieniem wszystkich członków koła (terenu) - § 78 Statutu PZD z w/przedstawioną zmianą oraz § 26 Regulaminu,
ndo kompetencji zebrania grupowego należy opiniowanie sprawozdań z działalności Zarządu ROD i komisji statutowych, wypowiadanie się w sprawie projektów uchwał, w tym dotyczących opłat i wysokości  ekwiwalentu, oraz wybór delegatów na Konferencję,
nKonferencja delegatów jest prawomocna przy obecności ponad połowy liczby delegatów wybranych na zebraniach grupowych ( § 80 ust. 2 Statutu PZD). Delegat zachowuje mandat na tę konferencję, na którą został wybrany w danym roku (§46  ust. 2 Statutu PZD).
 
5.  Kompetencje walnego zebrania (konferencji delegatów ) określone są w § 82 i 83 Statutu PZD).
6.  Termin walnego zebrania (konferencji) należy uzgodnić z Okręgowym Zarządem i z przedstawicielem OZ wytypowanym do obsługi zebrania.
7.  Z walnego zebrania (konferencji delegatów i  zebrań grupowych) sporządza się  protokół, który podpisuje przewodniczący zebrania i protokolant.
Do Okręgowego Zarządu PZD należy przesłać w terminie 14 dni po odbyciu walnego    zebrania kopie n/w dokumentów: tj.
-  protokołu z walnego zebrania,  
-  protokółu Komisji Mandatowej,
-  protokołu Komisji Uchwał i Wniosków oraz kopie uchwał,
-  plan pracy,
-  Sprawozdanie z działalności Zarządu ROD oraz Sprawozdanie Komisji Rewizyjnej wraz z oceną działalności Zarządu ROD,
- ankiety nowo wybranych członków do organów ROD w przypadku dokonania wyborów uzupełniających.
8.  Uchwały walnego zebrania muszą być zgodne z przepisami Statutu, Regulaminu i uchwałami organów nadrzędnych.
9.  Zagadnienia przedstawione w sprawozdaniach oraz w projektach planu pracy i preliminarza finansowego powinny być  tematem dyskusji na walnym zebraniu tj:
nnależy przedyskutować zagrożenia dla PZD i ogrodów wynikające z konieczności zmiany ustawy o ROD aby  uświadomić działkowców że tylko pełne poparcie obywatelskiego projektu ustawy o ogrodach działkowych może zapewnić  dalsze funkcjonowanie ogrodów w nowej formie organizacyjno prawnej z przekształconym Związkiem w stowarzyszenie ogrodowe.
nPozostawienie PZD jako stowarzyszenia ogólnokrajowego pozwoli na zachowanie tytułu prawnego do gruntów ROD i zachowanie wpisów w księgach wieczystych, a także na dalszą kontynuację wsparcia finansowego inwestycji i remontów w ogrodach a także udzielania pomocy prawnej i organizacyjnej,  dlatego ważne jest  przyjęcie Stanowiska poparcia dla obywatelskiego  projektu ustawy   oraz uzyskanie  podpisów członków uczestniczących w walnym zebraniu.
n przedyskutować tematy utrzymania urządzeń ogólnego użytku, czystości i estetyki w ogrodzie oraz na działkach, w celu ujęcia niezbędnych zadań remontowych, inwestycyjnych i porządkowych w planie pracy na 2013 rok,
npropagować działalność szkoleniową prowadzoną przez społeczną służbę instruktorską i działania na rzecz ochrony środowiska ROD,
nrozpropagować działalność z zakresu polityki socjalno - społecznej, w zależności od potrzeb i możliwości ogrodu a także temat bezpieczeństwa na terenie ogrodu,
nzachęcać działkowców do udziału w konkursach, poprzez ogłaszanie konkursu na „Najpiękniejszą Działkę”, „Wzorową Działkę”, a także zgłaszać ogród i działkę do konkursów okręgowych.
           Powyższe zagadnienia nie wyczerpują wszystkich tematów i czynności do przeprowadzenia   walnych zebrań sprawozdawczych i konferencji delegatów, jednak zastosowanie się do przepisów Statutu PZD i Regulaminu ROD, a przede wszystkim rzetelne przygotowanie materiałów da gwarancję, że zebranie spełni swoje zadanie i oczekiwania działkowców.
Ponadto w sprawach przygotowania walnego zebrania można kontaktować się z Biurem Okręgowego Zarządu oraz członkami OZ wytypowanymi do obsługi zebrania.
Podkreśla się, że walne zebranie jest też okazją do spotkania działkowców z przedstawicielami władz samorządowych oraz instytucji i urzędów, których praca ma wpływ na funkcjonowanie ogrodu. Dlatego też wskazanym jest zapraszanie na walne zebranie przedstawicieli gmin, radnych, policji, a także organizacji społecznych współpracujących z ogrodem.
 
        W  Nowym Roku 2013 - Prezydium Okręgowego Zarządu PZD we Wrocławiu życzy wszystkim członkom Zarządu Ogrodów, Komisji Statutowych oraz działkowcom i ich rodzinom dużo pomyślności, sukcesów w działaniach na rzecz obrony praw działkowców, oraz satysfakcji z tej niełatwej pracy, a także dużo zdrowia i przyjemnego wypoczynku na działkach.
 
                                                                  Prezydium
                                                                  Okręgowego Zarządu PZD
                                                                  we Wrocławiu